Een frequent verzuimgesprek voeren: zo pak je dat aan in 6 stappen
Het voeren van een verzuimgesprek is een van de minst favoriete taken van de leidinggevende. Er zit nu eenmaal een bepaalde lading aan zo’n gesprek. Ook is het soms onduidelijk wat je wel en wat je niet kan en mag vragen. Vooral het verzuimgesprek dat je voert bij frequent (kort) verzuim is vaak lastig. Een goede voorbereiding is dus belangrijk. In dit artikel krijg je een stappenplan voor de aanpak van een frequent verzuimgesprek.
Wat is frequent (kort) verzuim?
We spreken van frequent (kort) verzuim als een werknemer regelmatig korte periodes verzuimt. Vaak zit er een andere reden achter dan de opgegeven ziekte. Een werknemer kan bijvoorbeeld last hebben van stress door een hoge werkdruk (psychisch verzuim), zich niet veilig voelen op de werkvloer of onderliggende medische problemen hebben. Onderzoek heeft aangetoond dat frequent kortdurend verzuim vaak leidt tot langdurig verzuim. Dat wil je natuurlijk voorkomen. Dit doe je door op tijd het gesprek met de medewerker aan te gaan. Hiervoor volg je het volgende stappenplan:
Lees ook: Welke vormen van verzuim zijn er?
Stap 1: Demedicaliseer het gesprek
De eerste stap die je neemt is het demedicaliseren van het gesprek. Klinkt ingewikkeld, maar het betekent simpelweg dat je het verzuim en de ziekte loskoppelt van elkaar. Je praat dus niet over de ziekte, maar over de gevolgen van de afwezigheid door ziekte. Hiermee geef je het gesprek een andere insteek: je gaat dit gesprek aan om samen tot een oplossing te komen om het verzuim te voorkomen.
Stap 2: Som de feiten en gevolgen op
Vervolgens som je de feiten op. Hoe vaak is de werknemer afwezig geweest? Wanneer was dat precies? En hoe lang heeft de afwezigheid geduurd? Je geeft hiermee aan dat het een serieus gesprek wordt. Daarna bespreek je de gevolgen van de afwezigheid. Klanten die teleurgesteld zijn, een productielijn die niet op volle capaciteit kon draaien, collega’s die over moeten werken. Misschien moest er een uitzendkracht ingehuurd worden. Serieuze consequenties dus. Dit zijn vaak open deuren, maar toch is het goed om dit te benoemen. Waak er wel voor dat er geen vijandige sfeer ontstaat. Jouw intentie is immers om de werknemer te helpen om weer goed te kunnen functioneren.
Stap 3: Zoek naar de oorzaak
Nu is het tijd om te onderzoeken wat de oorzaak is van het frequente verzuim. Is het verzuim werkgerelateerd of ligt de oorzaak in de privésfeer? Het kan natuurlijk ook echt een medische reden hebben. Denk bijvoorbeeld aan heftige migraine-aanvallen. Vanwege de AVG mag je niet direct vragen wat de oorzaak is, maar je kan er ook op een andere manier achter komen of er meer speelt:
- Wat vind je van de frequentie van jouw verzuim de afgelopen periode?
- Heb je het nog naar je zin op het werk?
- Zit je hier op je plek? Is je functie uitdagend genoeg?
- Lukt het om een goede balans te vinden tussen werk en privé?
Als de werknemer jou zelf vertelt wat er mankeert, mag je dit niet in zijn personeelsdossier opnemen. Dat mag alleen als het gaat om een ziekte waarbij zijn directe collega’s actie moeten ondernemen in geval van nood, zoals bij epilepsie, een gevaarlijke allergie of suikerziekte. De werknemer moet daar wel mee instemmen.
Stap 4: Luister naar wat de medewerker te zeggen heeft
Nu is het aan jou om vooral te luisteren naar de medewerker. Wat geeft hij of zij aan? Biedt de functie niet genoeg uitdaging? Wordt de medewerker gepest of geïntimideerd door collega’s? Laat de oppas het herhaaldelijk op vrijdag afweten? Vraagt een zieke moeder of kind met chronische klachten veel aandacht? Maar het kan natuurlijk ook liggen aan huwelijksperikelen, schulden of verslavingen. Je wil er in dit gesprek achter komen wat de werkelijke reden is van het verzuim. Het is hiervoor belangrijk om actief te luisteren. Dat doe je door oogcontact te maken en een geïnteresseerde houding aan te nemen. Af en toe vat je samen wat de medewerker heeft gezegd, zo laat je zien dat je echt luistert naar wat hij of zij vertelt. Eventueel vraag je om verduidelijking of vraag je door.
Stap 5: Zoek naar oplossingen
Het doel van een frequent verzuimgesprek is om samen een passende oplossing te vinden. Geef het initiatief aan de werknemer. Laat deze eerst zelf oplossingen aandragen. Komt hij of zij er niet uit of zijn de oplossingen niet afdoende? Dan doe je als leidinggevende een aantal suggesties. Als het verzuim werkgerelateerd is, kan je zelf hulp bieden. Bijvoorbeeld door pestgedrag grondig aan te pakken, meer uitdaging te bieden of de workload te verlagen. Ligt de oorzaak van het verzuim in de privésfeer? Dan kan je vaak alsnog helpen, zoals door mee te denken over hulpverleners of instanties waar de medewerker terecht kan.
Stap 6: Maak afspraken en leg ze vast
Je sluit het gesprek af met concrete afspraken hoe verzuim in de toekomst voorkomen gaat worden. Leg deze ook vast. Dat geeft aan beiden een fijne afsluiting van het gesprek. De werknemer weet wat er te doen staat en heeft een houvast. Je kan na een tijdje nog eens het gesprek aan gaan om te vragen hoe het gaat. De werknemer voelt zich gezien en wordt nogmaals herinnerd aan de afspraken die jullie samen hebben gemaakt.
Naast frequent verzuim zijn er nog vier andere soorten verzuim. Dit zijn:
- Het gesprek bij de ziekmelding
- Het gesprek om te vragen hoe het gaat na een ziekmelding
- Het gesprek na 6 weken verzuim als een plan van aanpak in het kader van de Wet verbetering poortwachter opgesteld moet worden
- Het terugkeergesprek
Wil je weten hoe je dit soort verzuimgesprekken voert? We hebben een handige whitepaper gemaakt, waarin je alles leert over het voeren van effectieve verzuimgesprekken.