Waarom talentpools mislukken: 7 fouten die recruiters maken

Een talentpool moet je recruitment makkelijker maken. Maar doet hij dat ook in de praktijk, of is het meer een kaartenbak vol kandidaten waar je weinig mee kunt?

Profielen zijn verouderd, kandidaten zijn niet meer beschikbaar en bij een nieuwe vacature moet je eerst uitzoeken wie er eigenlijk nog relevant is.

Waarom gaat het zo vaak mis met talentpools? En belangrijker: wat maakt het verschil tussen een kandidatenbestand en een pool waar je écht op kunt bouwen?

Wanneer is een talentpool eigenlijk een talentpool?

Niet iedereen met wie je ooit contact hebt gehad hoort in je talentpool. Een kandidaat die een keer heeft gesolliciteerd, een interessant profiel dat je hebt opgeslagen, of iemand met wie je ooit een goed gesprek hebt gehad maken je kandidatenbestand groter. Maar is dit dan je talentpool?

Een talentpool draait namelijk niet zozeer om hoeveel kandidaten je hebt, maar om hoe relevant die kandidaten zijn voor jouw (potentiële) vacatures. Je weet waarom iemand interessant is, en voor welke toekomstige vacatures of ontwikkelingen je opnieuw contact zou kunnen zoeken.

Pak daarom eens een willekeurige kandidaat uit je talentpool en stel jezelf deze vragen:

• Waarom zit deze kandidaat in mijn talentpool?
• Waarvoor kan deze kandidaat nog relevant zijn?
• Wat is een logische aanleiding om opnieuw contact op te nemen?

Kun je die vragen niet beantwoorden? Dan hoort de kandidaat waarschijnlijk niet in je talentpool thuis. Je hebt dan vooral een kandidatenbestand. En dat is precies waar het bij veel talentpools misgaat.

Leestip: Waarom sommige recruiters betere kandidaten vinden

Waarom lopen talentpools leeg?

Een talentpool kan dus meer zijn dan een verzameling kandidaten. Maar waar gaat het in de praktijk mis? Deze zeven punten laten zien waar het mis kan gaan, en waar je als recruiter het verschil maakt.

1. Je laat te veel kandidaten toe
“Misschien interessant voor later” klinkt onschuldig. Maar als je dat bij elke interessante kandidaat hebt, groeit je talentpool snel uit tot een grote verzameling profielen. Het gevolg: zodra je een vacature hebt, moet je alsnog zoeken. Wie past echt bij deze vraag? Wie is nog beschikbaar? En wie stond waarvoor ook alweer in de talentpool?

Een kleinere pool met kandidaten waarvan je de relevantie kan uitleggen is daarom vaak waardevoller dan een grote pool waarvan je van de meeste mensen niet weet waarom ze er ook alweer in stonden.

2. Je bewaart het cv, maar verliest de context
Een cv laat zien wat iemand heeft gedaan, maar de informatie die je uit een gesprek hebt gehaald maakt een kandidaat vaak echt interessant voor later.

Waarom stond deze persoon open voor een andere stap? Welke richting wilde diegene op? Wat vond hij of zij belangrijk in een volgende baan?

Als je deze informatie niet vastlegt, moet je bij een volgend contact eigenlijk opnieuw beginnen. Je hebt de kandidaat nog in je systeem, maar een deel van de relatie is verdwenen.

Leg daarom niet alleen vast wie iemand is, maar ook waarom je die persoon wil onthouden.

3. Je neemt pas contact op als je iets nodig hebt
Een talentpool werkt niet als je hem alleen opent wanneer er een vacature is. Als je maanden niks van je laat horen en vervolgens ineens aanklopt met een functie is de relatie vooral functioneel.

Betrek je kandidaten bij je bedrijf door updates te sturen over je activiteiten, nodig ze uit op events, stuur ze gerichte vacatures, en feliciteer ze op hun verjaardag.  Zo blijf je op hun radar, en is er een kans dat je ze aan een mooie vacature kan matchen.

4. De kandidaat verandert, maar je talentpool niet
De informatie in je talentpool is een momentopname. Iemand die zes maanden geleden beschikbaar was, kan nu met veel plezier ergens anders werken. Een junior kandidaat heeft nieuwe ervaring opgedaan. En iemand die destijds geen interesse had in een overstap kan daar nu heel anders over denken.

Daarom is een talentpool een lijst die constant in beweging is. De relevantie van een kandidaat verandert namelijk mee met zijn of haar loopbaan. Je hoeft niet alles voortdurend te actualiseren, maar je moet wel zorgen dat belangrijke veranderingen in beeld zijn voor je opnieuw contact zoekt.

5. Je kijkt naar vacatures, niet naar toekomstige behoeften
Een kandidaat hoeft niet direct bij een vacature te passen om interessant te zijn voor je talentpool. Toch worden kandidaten vaak pas als relevant gezien wanneer er een concrete functie tegenover staat.

Kijk daarom niet alleen naar wat iemand nu kan, maar ook naar waar iemand mogelijk later interessant voor is. Iemand met specifieke expertise, bepaalde ambities of relevante ervaring kan vandaag buiten je vacatures vallen, maar over een paar maanden precies passen bij een nieuwe klantvraag.

De vraag is dus niet alleen: “Op welke vacature past deze kandidaat?”, maar ook: “Welke toekomstige behoefte zou met deze kandidaat kunnen aansluiten?”

6. Niemand is verantwoordelijk voor de relatie
Een kandidaat toevoegen aan een talentpool is makkelijk. Bepalen wie verantwoordelijk is voor het vervolg is lastiger.

Wie houdt informatie actueel? Wie weet wanneer contact relevant is? En wie pakt de relatie op als de recruiter die de kandidaat oorspronkelijk sprak niet meer in dienst is?

Zonder eigenaarschap wordt talentpoolbeheer snel een administratieve taak: kandidaten erin, kandidaten eruit en gegevens bijwerken. Terwijl de waarde zit in het contact en de kennis die je over kandidaten opbouwt.

7. Je meet hoe vol de pool zit
Een talentpool met duizenden kandidaten ziet er leuk uit op papier. Maar het aantal zegt weinig over de kwaliteit van je pool.

Interessanter is wat er met die kandidaten gebeurt. Hoeveel zijn nog relevant? Hoeveel kun je gericht benaderen? Hoeveel reageren? Hoeveel gesprekken ontstaan daaruit? En hoeveel kandidaten komen uiteindelijk daadwerkelijk in beeld voor een passende functie?

Daarmee krijg je een veel beter beeld van de waarde van je talentpool dan met alleen een totaal aantal profielen.

Hoe maak je van een kandidatenlijst een werkende talentpool?

Je hoeft niet opnieuw te beginnen, maar je moet wel kritisch naar je huidige talentpool kijken. Hoe actueler hij is, hoe relevanter, en dus bruikbaarder. Hoe pak je dat aan?

Ruim op wat niet meer relevant is
Niet iedere kandidaat hoeft in je pool te blijven. Verwijder de profielen waarvan je niet meer kunt uitleggen waarom ze interessant zijn, of waarvan de informatie niet meer klopt.

Geef kandidaten context
Kijk bij de kandidaten die overblijven welke informatie ontbreekt om later gericht contact te kunnen opnemen. Een cv alleen geeft je vaak niet genoeg informatie over een kandidaat.

Maak relevantie concreet
Maak duidelijk waarvoor iemand interessant kan zijn: een bepaald type functie, expertise, klantvraag of toekomstige ontwikkeling.

Kijk regelmatig opnieuw naar je pool
Je talentpool opfrissen is een terugkerende taak. Kandidaten veranderen, vacatures veranderen en je toekomstige behoefte verandert mee. Plan daarom regelmatig een moment om te kijken: wie is nog relevant, welke informatie klopt niet meer en waar liggen nieuwe kansen?

Een talentpool is geen opslagplek

Een goede talentpool draait niet om zoveel mogelijk kandidaten verzamelen. Het gaat erom dat je weet wie je in beeld hebt, waarom die persoon relevant is en wanneer je opnieuw het gesprek wilt aangaan.

Daarmee verandert een talentpool van een verzameling profielen in een strategisch onderdeel van je recruitment. Niet wachten tot de juiste vacature voorbij komt, maar alvast weten welk talent je kunt benaderen zodra de behoefte ontstaat.

Dus: kijk eens kritisch naar je eigen talentpool. Als je morgen een vacature krijgt, weet je dan direct wie je wilt bellen en waarom? Dan werkt je talentpool zoals hij bedoeld is.