Preboarding bij detachering: zo houd je kandidaten betrokken tot hun eerste werkdag
Het contract is getekend, de startdatum staat in de agenda. De plaatsing lijkt rond. Maar juist tussen het tekenen en de eerste werkdag kan er nog veel gebeuren.
De kandidaat heeft het recruitmentproces achter de rug, maar is nog niet begonnen bij de opdrachtgever. Misschien duurt het nog enkele weken voordat hij zijn nieuwe collega’s ontmoet of ontdekt hoe de opdracht er in de praktijk uitziet. In die tussentijd kunnen verwachtingen veranderen, vragen ontstaan of onzekerheden groeien.
Daar ligt een belangrijke rol voor jou als detacheerder. Niet door voortdurend contact te zoeken, maar door op de juiste momenten regie te houden op de overgang van contract naar start.
Inhoud
Waarom is de periode tussen contract en eerste werkdag zo belangrijk?
Een contract tekenen is een belangrijk moment, maar daarmee begint de ervaring bij de opdrachtgever nog niet. De kandidaat moet er nog daadwerkelijk starten, kennismaken met zijn nieuwe collega’s en ontdekken hoe de opdracht er in de praktijk uitziet.
Juist die periode ertussen verdient aandacht. De gesprekken over de functie zijn geweest en de keuze is gemaakt, maar de kandidaat kan nog geen echte ervaring opdoen met de nieuwe werkomgeving. Hij moet het voorlopig doen met het beeld dat tijdens de gesprekken is ontstaan.
Als detacheerder kun je die periode bewust benutten. Door contact te houden, verwachtingen helder te maken en de kandidaat alvast kennis te laten maken met de opdrachtgever, maak je de stap naar de eerste werkdag concreter.
Dat vraagt niet om zoveel mogelijk contact. Het vraagt om contact met een duidelijk doel.
Preboarding begint bij verwachtingen
Een goede preboarding draait niet om het versturen van zoveel mogelijk informatie. De belangrijkste vraag is: wat moet deze kandidaat weten, ervaren of kunnen regelen om goed aan zijn opdracht te beginnen?
Daarbij spelen drie dingen een rol:
Verwachting
Wat denkt de kandidaat dat hij gaat doen en wat verwacht de opdrachtgever van hem? Zijn die beelden nog hetzelfde als tijdens het recruitmentproces?
Duidelijkheid
Weet de kandidaat waar en wanneer hij wordt verwacht, wie zijn aanspreekpunt is en wat er op de eerste dag gebeurt?
Verbinding
Heeft de kandidaat al een beeld van de organisatie, het team en de mensen met wie hij gaat werken?
Hoe concreter je deze drie punten maakt, hoe kleiner de afstand tussen het moment van tekenen en de eerste werkdag.
Preboarding gaat niet om zoveel mogelijk contact, maar om contact op de juiste momenten.
Hoe richt je preboarding praktisch in als detacheerder?
Je hoeft preboarding niet ingewikkeld te maken. Met een aantal vaste contactmomenten kun je al veel opvangen. Het doel van ieder moment verschilt.
1. Na het tekenen: bevestig de afspraken
De kandidaat heeft gekozen voor de opdracht. Zorg dat duidelijk is wat er vanaf dit moment gebeurt.
Bespreek bijvoorbeeld:
- de startdatum;
- wie vanuit jullie organisatie contact houdt;
- welke informatie of documenten nog nodig zijn;
- wanneer de kandidaat de volgende update krijgt;
- welke informatie al beschikbaar is over de start.
Zo voorkom je dat er na het tekenen een periode ontstaat waarin de kandidaat niet weet wat de volgende stap is.
2. Halverwege: check wat er veranderd is
Hoe langer de periode tot de start duurt, hoe meer kans er is dat er iets verandert. Check daarom niet alleen of de kandidaat nog steeds enthousiast is, maar vooral of er nieuwe vragen of ontwikkelingen zijn. Is de opdracht nog hetzelfde? Is de startdatum nog actueel? Zijn er vanuit de opdrachtgever wijzigingen die de kandidaat moet weten?
Dit is ook het moment om verschillen tussen de verwachtingen van kandidaat en opdrachtgever vroeg te signaleren.
3. Een week voor de start: maak de eerste dag concreet
Een kandidaat die weet waar hij moet zijn en wat hem te wachten staat, begint met meer duidelijkheid.
Stem daarom de praktische start af met de opdrachtgever en kandidaat. Denk aan:
- tijd en locatie;
- contactpersoon;
- ontvangst;
- programma van de eerste dag;
- eventuele voorbereiding.
Heeft de kandidaat nog vragen over de opdracht of werkomgeving? Dan is dit het moment om die te beantwoorden, niet pas op de eerste werkdag.
4. Vlak voor de eerste werkdag
Een korte check kan voorkomen dat kleine onduidelijkheden uitgroeien tot onnodige onzekerheid. Zijn alle afspraken nog hetzelfde? Weet de kandidaat wie hij kan bellen als hij iets niet kan vinden? En weet de opdrachtgever dat de kandidaat goed voorbereid aan de start verschijnt?
Het hoeft geen uitgebreid gesprek te zijn. Het gaat erom dat beide kanten weten waar ze aan toe zijn.
De rol van de detacheerder: meer dan regelen
Als detacheerder heb jij tijdens preboarding een bijzondere positie: je kent de kandidaat én de opdrachtgever. Daarmee kun je helpen om verwachtingen aan beide kanten op elkaar aan te laten sluiten.
De vertaler. Je maakt voor de kandidaat concreet wat hij van de opdracht en opdrachtgever kan verwachten.
De verbinder. Je brengt kandidaat en opdrachtgever waar mogelijk al vóór de eerste werkdag met elkaar in contact.
De vraagbaak. Je zorgt dat de kandidaat weet bij wie hij terechtkan met praktische vragen of wanneer iets anders loopt dan verwacht.
Zo ben je niet alleen degene die de plaatsing regelt, maar ook degene die helpt om de overgang naar de opdracht goed te laten verlopen.
Hoe weet je of je preboarding werkt?
Een paar contactmomenten plannen is nog geen bewijs dat je preboarding werkt. Kijk daarom naar wat er daadwerkelijk gebeurt vóór de start.
Meet bijvoorbeeld hoeveel kandidaten vóór hun eerste werkdag afhaken, hoe vaak een startdatum verschuift en op welke momenten kandidaten vragen of twijfels aangeven. Vraag daarnaast kandidaten na hun start hoe zij de periode tussen contract en eerste werkdag hebben ervaren.
Zo ontdek je waar je preboarding goed werkt en waar nog ruimte zit om het proces aan te scherpen.
De preboarding-check: kan jouw kandidaat deze vijf vragen beantwoorden?
Vlak voor de eerste werkdag moet een kandidaat niet alles zelf hoeven uitzoeken. Een simpele check kan helpen om te bepalen of de belangrijkste zaken duidelijk zijn.
Stel je kandidaat bijvoorbeeld de volgende vragen:
- Wat ga ik doen bij de opdrachtgever?
- Wat weet ik over mijn team en werkomgeving?
- Waar en wanneer word ik verwacht?
- Wat kan ik tijdens mijn eerste werkdag verwachten?
- Bij wie kan ik terecht met vragen: bij de detacheerder of bij de opdrachtgever?
Kan een kandidaat deze vragen beantwoorden? Dan is de kans groot dat de belangrijkste praktische informatie op orde is. Ontbreekt er nog een antwoord, dan weet je meteen waar je preboarding nog kunt verbeteren.
Maak van wachten een waardevolle periode
Een kandidaat hoeft niet te wachten tot de eerste werkdag om zich goed voorbereid te voelen. Door de periode tussen contract en start bewust in te vullen, geef je duidelijkheid, houd je de verbinding vast en maak je de overgang naar de opdrachtgever soepeler.
Preboarding hoeft niet ingewikkeld te zijn. Wel bewust.