Dossieropbouw: niet slechts een papieren tijger

Als gevolg van de invoering van de Wet Arbeidsmarkt in Balans, dat onder andere flexarbeid duurder maakt, worden meer vaste contracten aangeboden aan medewerkers. Maar wat als blijkt dat die medewerkers niet goed functioneren? Dan zal een ontslagprocedure gestart moeten worden. Een rechter baseert haar oordeel op het opgebouwde ontslagdossier. Er moet (vrijwel altijd) sprake zijn van een goed onderbouwd dossier voordat de rechter meegaat in het verzoek tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst.

Tachtig procent verzoeken tot ontbinding niet ingewilligd

Het opbouwen van een ontslagdossier is echter niet bepaald alleen een papieren exercitie. Regelmatig denken werkgevers dat het aanspreken van de betreffende medewerker op klachten of disfunctioneren voldoende is. Data en verslagen zijn toch netjes in het dossier opgenomen? Dat is echter slechts een deel van het verhaal. De werkgever moet zich echt ingespannen hebben om het functioneren van de medewerker te verbeteren. En daar ontbreekt het vaak aan. Zo’n 8 op de tien verzoeken tot ontbinding op basis van disfunctioneren worden daarom niet ingewilligd door kantonrechters.

Pijlers ontslagdossier

Wat zijn de drie pijlers onder een goed ontslagdossier?

• Als een werkgever ontevreden is over het functioneren van een medewerker zal hij dat kenbaar moeten maken aan de betreffende medewerker. De medewerker moet daarop aangesproken worden. Dat kan tijdens een officieel gespreksmoment, zoals het functionerings- of beoordelingsgesprek. Maar nog veel beter is het direct te doen bij signalering van onvoldoende functioneren of bijvoorbeeld op het moment dat er een klacht binnenkomt van collega’s of klanten. Bevestig het gesprek per e-mail.
• De aangesproken medewerker moet daarna de kans krijgen om verbetering te laten zien. De medewerker moet daarvoor wel de tijd krijgen natuurlijk. Soms kost het gewoonweg wat tijd om dingen te veranderen of verbeteren. Een rechter acht 3 tot 6 maanden meestal een redelijke termijn. Daarbij houdt de rechter wel rekening met de functie (en werkzaamheden) van de medewerker.
• De medewerker hoeft het ook niet alleen te doen. Een werkgever moet de medewerker ondersteunen bij het verbeteren van het functioneren. Dat kan door het geven van regelmatige feedback, door coaching en begeleiding, door het koppelen van een buddy, door het geven van training en opleiding, etc. Een rechter beoordeelt of een werkgever redelijkerwijs aan deze ‘ondersteuningsplicht’ heeft voldaan.

Opstellen verbeterplan

En uiteraard wordt dit allemaal in het dossier van de medewerker vastgelegd. Wat is afgesproken? Wanneer voldoet het functioneren van de medewerker wel (concrete doelen benoemen)? Op welke termijn moet verbetering zichtbaar zijn? Wat doet of deed de werkgever om de medewerker te ondersteunen bij het verbeteren van het functioneren? Het moet niet alleen blijven bij mooie woorden, maar daadwerkelijk in actie worden omgezet. Dus als begeleiding of scholing is toegezegd, regel dit dan ook. Leg alles het liefst vast in een verbeterplan. Dat hoeft zeker geen boekwerk van 20 kantjes te zijn. Leg vast wie welke actie onderneemt en op welke termijn. Evalueer de voortgang vervolgens regelmatig met de medewerker.

En en

In zoverre is het ontslagdossier dus wel een papieren exercitie. Alles moet in het dossier vastgelegd worden (overigens ook de positieve dingen!). Alleen vastleggen is echter onvoldoende. De werkgever moet er echt alles aan gedaan hebben om het functioneren van de medewerker ook daadwerkelijk te verbeteren. Alleen dan zal een rechter (over het algemeen) meegaan in een verzoek tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst op basis van disfunctioneren.