Verzuimgesprekken die werken: zo pak je het aan

Het verzuimgesprek is misschien niet het leukste gesprek dat je moet voeren, maar wel een van de belangrijkste! Want juist in dit gesprek leg je de basis voor herstel, vertrouwen en duurzame inzetbaarheid. Het draait niet alleen om ziekmeldingen of regels, maar om écht contact: luisteren, doorvragen en samen ontdekken welke stappen iemand kan zetten om weer in beweging te komen.

Voor veel HR professionals voelt het spannend of ongemakkelijk, maar zie het eens zo: een verzuimgesprek is een kans om verschil te maken. Door met de juiste houding het gesprek in te gaan, kun je niet alleen het verzuim verkorten, maar ook bijdragen aan meer werkgeluk en een sterke, betrokken organisatie.

Wat is een verzuimgesprek precies?

Een verzuimgesprek is een  gesprek over (dreigend) ziekteverzuim. Het doel? Samen helder krijgen wat er speelt, hoe het herstel verloopt en welke ondersteuning nodig is om weer in beweging te komen. Het gaat dus niet om het controleren van je medewerker, maar om samen stappen zetten richting herstel en inzetbaarheid. HR speelt hierin vaak een verbindende rol: je bent de schakel tussen medewerker en organisatie, en zorgt dat het gesprek veilig, respectvol en constructief verloopt.

De voorbereiding: dit helpt je vooraf

Verzuimgesprekken zijn voor beide partijen erg waardevol. Ze geven inzicht in elkaars situatie en maken het mogelijk samen stappen te zetten richting herstel. Toch worden veel mensen nerveus voor zo’n gesprek. Dat is helemaal normaal! Een goede voorbereiding helpt om het gesprek soepel te laten verlopen en het maximale uit het gesprek te halen. We zetten een aantal tips op een rijtje:

Kies een rustige, neutrale plek: een omgeving zonder afleiding (en tijdsdruk!) zorgt ervoor dat je medewerker zich op zijn gemak en gehoord voelt.

Weet waar je over wil praten: bedenk vooraf welke onderwerpen belangrijk zijn, en welke vragen je wil stellen.

Ken de kaders: weet wat je mag vragen en wat niet. Focus op de praktische zaken en ondersteuning.

Bedenk wat jouw rol is: als HR professional ben jij de verbindende factor tussen medewerker en organisatie. Bedenk je vooraf hoe je dit in het gesprek kan laten zien.

Laat ruimte voor je medewerker: luister écht en wees alert op wat er achter de woorden schuilgaat. Zit er een verborgen vraag achter wat iemand zegt? Of hoor je zorgen op de achtergrond? Speel hier actief op in.

Tijdens het gesprek: structuur en aandachtspunten

Een goed verzuimgesprek verloopt het beste als je een duidelijke structuur hebt, maar vergeet niet om ook ruimte open te laten voor je medewerker. Zo hou je het gesprek mensgericht én doelgericht. Let op deze vier aandachtspunten:

• Start met aandacht
  Vraag hoe het écht gaat en luister zonder oordeel. Bijvoorbeeld: “Hoe gaat het vandaag met je?” Zo zet je de toon voor een open gesprek en laat je zien dat je er bent om te ondersteunen.
  
• Luisteren en doorvragen
  Stel vragen die uitnodigen tot delen, zoals:
  “Kun je daar wat meer over vertellen?”
  “Wat merk je hier zelf van?”
  Vul niet zelf de antwoorden in; laat de medewerker zijn verhaal doen.
  
• Onderzoek belemmeringen én mogelijkheden
  Kijk niet alleen naar wat iemand niet kan, maar ook naar wat wél mogelijk is. Welke taken kunnen opgepakt worden? Welke ondersteuning is nodig? Zo vergroot je de motivatie en betrokkenheid.
  
• Maak concrete afspraken
  Sluit af met duidelijke, haalbare afspraken: wie doet wat, wanneer, en hoe wordt het opgevolgd? Zo ontstaat vertrouwen en een gevoel van richting.

Valkuilen om te vermijden

Verzuimgesprekken zijn waardevol, maar er liggen ook een paar valkuilen op de loer. Het is bijvoorbeeld makkelijk om te snel te oordelen of direct advies te geven. Dat kan de openheid wegnemen en het vertrouwen ondermijnen. Geef je medewerker ruimte om zijn of haar verhaal te doen, en stel vragen die écht uitnodigen tot een gesprek.

Een andere valkuil is te veel focussen op regels en protocollen. Natuurlijk zijn deze belangrijk, en moet je de kaders kennen, maar als het gesprek alleen over protocollen gaat, wordt het afstandelijk, en kan je medewerker het gevoel krijgen niet gehoord te worden. Richt je daarom op wat je medewerker nodig heeft om weer goed aan het werk te kunnen.

Tot slot kan een te zakelijke of afstandelijke toon het gesprek snel spaak laten lopen. Verbinding gaat altijd vóór controle. Toon empathie en begrip voor emoties. Zo laat je zien dat je er bent om samen naar een oplossing te zoeken. Op deze manier maak je het gesprek constructief en mensgericht. Vermijd deze valkuilen en je maakt van het verzuimgesprek een kans voor herstel, werkgeluk en een sterke samenwerking.

Het grotere plaatje

Verzuimgesprekken zijn geen verplicht nummer. Ze zijn een kans om duurzame inzetbaarheid te versterken en echt contact te maken met je medewerkers. Met de juiste houding kun je van een spannend of ongemakkelijk gesprek een waardevol en constructief moment maken. Door aandacht, empathie en een open houding te combineren met duidelijke afspraken, help je zowel de medewerker als de organisatie vooruit. Zo wordt elk verzuimgesprek niet alleen nuttig, maar ook betekenisvol.

Wil je nog meer vertrouwen en handvatten bij het voeren van verzuimgesprekken? Schrijf je in voor onze training ‘Het voeren van preventie- en verzuimgesprekken’ en leer hoe je van ieder verzuimgesprek een constructief, mensgericht én resultaatgericht gesprek maakt!