Jouw recruitmentplan in 5 stappen: van doel naar actie

Te vaak worden vacatures ad hoc geplaatst, resultaten zijn lastig meetbaar, en kansen glippen weg. Het gevolg? Langere doorlooptijden en gemiste kansen. Tijd voor een plan! Een goed recruitmentplan brengt hier verandering in. Het geeft je focus, houvast, en inzicht in wat echt werkt. Je weet waar je naartoe werkt, welke stappen nodig zijn, en hoe je succes meet. Of je nu één vacature per maand vervult, of structureel bouwt aan een talentpool: met een plan werk je slimmer.

In deze blog nemen we je mee in hoe je jouw recruitmentplan opzet. Van heldere doelen tot meetbare acties: na het lezen kun jij direct aan de slag met een plan dat past bij jouw organisatie én jouw manier van werken.

Stap 1: bepaal je doel

Start met je eindpunt in gedachten: wat wil je bereiken? Zonder doelen blijf je al snel reactief, en dat is nou precies wat je niet wil! Door je einddoelen scherp te formuleren geef je richting aan je acties, en maak je keuzes die echt bijdragen aan het succes van je organisatie.

Formuleer je doelen concreet én meetbaar. Denk bijvoorbeeld aan:

• Vacatures sneller invullen;
• Meer instroom via eigen kanalen;
• Minder verloop in het eerste halfjaar.

Zorg dat jouw doelen aansluiten bij de bredere organisatiedoelen. Wil je groeien, de candidate experience verbeteren, of juist kosten verlagen? Dat bepaalt hoe je strategie eruitziet.

En het mooie is: als je doelen meetbaar zijn, kun je onderweg bijsturen. Zie je dat iets niet het gewenste effect heeft? Dan weet je precies waar je moet bijsturen.

Stap 2: analyseer je huidige situatie

Als je niet weet waar je nu staat, is het lastig koers te bepalen. Daarom begint een goed recruitmentplan met inzicht in je huidige situatie.

Bekijk bijvoorbeeld:

• Hoe je huidige wervingskanalen presteren;
• Wat je data zegt over time-to-hire of cost-per-hire;
• Hoe de kandidaat jouw proces ervaart.

Gebruik feedback van kandidaten en hiring managers als startpunt. Dat levert vaak goede inzichten op! Door te weten wat goed werkt én waar kansen liggen, voorkom je dat je plan gebaseerd is op gevoel of aannames. Zo kun je onderbouwde keuzes maken voor de volgende stappen. En dat scheelt niet alleen tijd, maar ook frustratie.

Stap 3: doelgroep en propositie

Nu je weet waar je staat, is het tijd om scherp te krijgen wie je wilt bereiken, en waarom ze voor jou zouden kiezen. Zonder duidelijk beeld van je doelgroep schiet je met hagel, en dat kost tijd, energie én kandidaten.

Breng daarom in kaart:

• Wie je ideale kandidaten zijn;
• Wat hen drijft in hun werk;
• Waar ze zich bevinden;
• Welke boodschap hen echt aanspreekt.

Met deze inzichten kun je een sterke employer value proposition (EVP) formuleren. Denk aan zaken als:

• Wat werken bij jullie bijzonder maakt;
• Welke waarden je wil uitdragen;
• Wat voor kandidaat past bij jullie cultuur.

Een duidelijke EVP zorgt voor herkenbaarheid in je communicatie, van vacaturetekst tot social post. En dat trekt niet alleen de juiste mensen aan, maar zorgt ook dat ze blijven!

Leestip: Sterke employer branding: zo trek je talent aan en laat je ze blijven

Stap 4: kies je strategie en kanalen

Nu je weet waar je naartoe wil, en wie je wil bereiken, komt het leuke deel: hoe ga je dat doen? Je strategie bepaalt de route, en de kanalen zijn je vervoermiddelen. Het is belangrijk dat je hier bewust kiest, want niet elk pad brengt je even snel bij je doel.

Bepaal eerst je aanpak:

• Wil je op korte termijn vacatures vervullen, of een talentpool opbouwen?
• Richt je je op werven, behouden van talent of employer branding? Of een combinatie?
• Werk je vooral inbound (kandidaten vinden jou) of outbound (jij zoekt actief kandidaten)?

Als je dit bepaald hebt, kies je de juiste kanalen om jouw doelgroep te bereiken. Denk aan:

• Social media;
• Referralprogramma’s;
• Vacaturebanken en nicheplatforms;
• Talentpools

Tip: combineer korte- en langetermijnacties. Een social campagne levert bijvoorbeeld snelle zichtbaarheid op, maar investeren in je werkgeversmerk zorgt voor een duurzame instroom. En met die combinatie ben jij toekomstbestendig!

En onthoud: test, evalueer en durf te schakelen. Wat vandaag werkt, kan over 6 maanden weer anders zijn.

Stap 5: maak het concreet: planning, acties, en meten

Je hebt nu je doelen scherp, weet waar je staat, wie je wilt bereiken en welke strategie en kanalen je gebruikt. Tijd om alles concreet te maken: van plan naar actie.
Begin met het vertalen van je strategie naar een maand- of kwartaalplanning. Welke acties komen wanneer, en wie is verantwoordelijk?

Zet daarna de concrete stappen op papier. Denk aan vacatureplaatsingen, social campagnes, of contactmomenten met kandidaten in je talentpool.

Stel ook KPI’s vast en volg ze op. Hoeveel sollicitaties per kanaal, hoe veel duurzame plaatsingen? Wat is de time-to-hire? Zo zie je direct wat werkt en wat niet.

Plan af? Actie aan!

Een recruitmentplan is niet in steen geschreven. Het is een document dat je helpt om met focus en richting te werven, slimmer keuzes te maken, en betere resultaten te behalen. Merkt je dat iets niet werkt? Dan ga je terug en pas je het aan. Durf te evalueren, experimenteren en bij te sturen. Het plan geeft je houvast, maar jouw creativiteit en aandacht voor kandidaten maken het écht effectief.