Waarom exitgesprekken een vertekend beeld geven van waarom medewerkers vertrekken
Een medewerker zegt tijdens het exitgesprek: “Ik was toe aan een nieuwe uitdaging.” Jij noteert de vertrekreden, en gaat door. Maar dit antwoord vertelt je minder dan je denkt.
Tegen de tijd dat een medewerker aan tafel zit voor een exitgesprek, is de beslissing om te vertrekken vaak al genomen. De twijfels, teleurstellingen en afwegingen die daaraan voorafgingen, zijn dan samengevat in één vertrekreden.
Maar wat een medewerker vertelt tijdens een exitgesprek is niet per definitie de oorzaak van het vertrek. Het is het verhaal dat iemand op dat moment geeft aan een proces dat al veel eerder is begonnen.
Dus hoe betrouwbaar is een exitgesprek eigenlijk als je wilt begrijpen waarom medewerkers vertrekken?
Inhoud
Wat vertelt een exitgesprek eigenlijk?
Het exitgesprek geeft je het perspectief van de medewerker zelf. Je hoort hoe iemand zijn tijd binnen de organisatie heeft ervaren, wat goed werkte, waar ruimte voor verbetering zit en welke factoren een rol speelden bij het vertrek.
Dat maakt exitgesprekken waardevol. Zeker wanneer je meerdere gesprekken naast elkaar legt en ziet welke signalen vaker terugkomen.
Maar er is wel een belangrijk onderscheid: een eindgesprek laat vooral zien hoe een medewerker zijn vertrek verklaart. Dat is iets anders dan precies weten waardoor het vertrek is ontstaan. Er zit namelijk een verschil tussen drie dingen:
Wat iemand zegt – Wat iemand heeft ervaren – Wat uiteindelijk tot het vertrek heeft geleid
Deze drie dingen kunnen dicht bij elkaar liggen, maar hoeven niet hetzelfde te zijn. Een medewerker kan bijvoorbeeld zeggen dat hij vertrekt voor een nieuwe uitdaging. Dat kan volledig oprecht zijn, terwijl er tegelijkertijd al langer iets meespeelde in de werkdruk, doorgroeimogelijkheden of relatie met de leidinggevende.
Een exitgesprek is daarmee vooral een waardevol signaal over het vertrek, maar geen volledig verslag van alles wat eraan voorafging.
Waarom één vertrekreden nooit het hele verhaal vertelt
Een medewerker stapt een exitgesprek binnen met een beslissing die al is genomen. Het vertrek is het eindpunt van een proces dat vaak veel eerder is begonnen. Toch wordt dat hele proces tijdens een gesprek al snel teruggebracht tot één of twee duidelijke redenen.
“Ik wilde meer uitdaging.”
“Ik kreeg ergens anders een beter aanbod.”
“Ik was toe aan iets nieuws.”
En die redenen zijn waar, maar ze vertellen niet automatisch het hele verhaal. Vaak gaat hier een hele reeks aan ervaringen aan vooraf, die nu niet genoemd worden.
Misschien speelde er al langer iets. Weinig perspectief op ontwikkeling. Een hoge werkdruk. Een leidinggevende met wie de samenwerking moeizaam verliep. Of simpelweg het gevoel dat de functie niet meer aansloot bij wat iemand zocht.
Een vertrekreden is daarmee vaak het laatste stukje van een veel langer proces. De medewerker heeft in de periode daarvoor verschillende ervaringen opgedaan, afwegingen gemaakt en misschien zelfs geprobeerd om de situatie te veranderen. Tijdens het exitgesprek worden al die ervaringen samengevat in een antwoord dat logisch en overzichtelijk klinkt.
Leestip: Het psychologische proces vóór de opzegging: wanneer besluit een medewerker te vertrekken?
Waarom vertellen medewerkers hun vertrek achteraf anders?
Niet alles wat meespeelt wordt tijdens een exitgesprek uitgesproken. Een medewerker kan bijvoorbeeld ontevreden zijn over de leidinggevende, maar ervoor kiezen om hier tijdens het gesprek niet uitgebreid op in te gaan. Hij of zij wil geen discussie, of het voelt niet meer relevant. Ook zijn niet alle ervaringen even gemakkelijk onder woorden te brengen.
Ook speelt de relatie met de organisatie mee. Een exitgesprek vindt plaats wanneer iemand de organisatie verlaat. Wat iemand vertelt, kan dan mede worden bepaald door de gesprekssituatie en de persoon tegenover wie het verhaal wordt verteld.
Hoe krijg je tijdens een exitgesprek meer zicht op de echte vertrekreden?
Een exitgesprek wordt waardevoller wanneer je niet stopt bij het eerste antwoord. Als je doorvraagt, krijg je meer zicht op wat er achter de vertrekreden zit.
Vraag naar het moment waarop twijfel ontstond
Stel bijvoorbeeld de vraag: ‘Wanneer begon je voor het eerst na te denken over een andere baan?’
Zo krijg je zicht op wanneer het vertrek voor het eerst in beeld kwam en wat er op dat moment speelde.
Vraag naar concrete ervaringen
Een algemene uitspraak vertelt minder dan een concrete ervaring. Vraag daarom bijvoorbeeld: ‘Kun je een moment noemen waarop je merkte dat je werk niet meer bij je paste?’ Daarmee ontdek je beter welke gebeurtenissen of omstandigheden invloed hadden op het vertrek.
Vraag naar de doorslaggevende factor
Niet alles wat meespeelt, bepaalt uiteindelijk de beslissing. Vraag daarom: ‘Wat gaf uiteindelijk de doorslag om daadwerkelijk te vertrekken?’ Zo maak je onderscheid tussen factoren die meespeelden en het moment waarop de beslissing definitief werd.
Maak onderscheid tussen aanleiding en onderliggende factor
Een hoger salaris, een nieuwe baan of een verhuizing kan de directe aanleiding zijn voor vertrek. Dat zegt nog niet wat ervoor zorgde dat iemand openstond voor een vertrek. Vraag daarom ook: ‘Wat maakte dat dit aanbod voor jou het moment was om te gaan?’
Door op die manier door te vragen, krijg je meer dan alleen een vertrekreden. Je krijgt zicht op het verhaal erachter.
Welke vertrekredenen zie je pas als je meerdere exitgesprekken combineert?
Exitgesprek geeft je het verhaal van één medewerker. Maar wanneer je meerdere gesprekken naast elkaar legt, kun je zien welke vertrekredenen vaker terugkomen. Daarmee verschuif je de aandacht van het individuele verhaal naar patronen binnen de organisatie.
Als je meerdere gesprekken naast elkaar legt, zie je bijvoorbeeld waar patronen ontstaan. Eén signaal over de hoge werkdruk zegt nog niks over de rest van de organisatie, maar wanneer je dit in meerdere gesprekken terughoort, is het een signaal die je verder moet onderzoeken.
Ook kan het ene signaal binnen de ene groep vaker voorkomen dan binnen de andere. Kijk daarom niet alleen naar hoeveel medewerkers een bepaalde reden noemen, maar ook bij wie die reden terugkomt. Is het vooral bij medewerkers van een bepaalde functiegroep? Of mensen die al langer bij je organisatie werken, of juist bij nieuwe medewerkers?
De exitgesprekken staan bovendien niet op zichzelf. Combineer de uitkomsten bijvoorbeeld met verloopcijfers, medewerkerstevredenheid, verzuim of gegevens over interne mobiliteit. Zo kun je signalen uit exitgesprekken naast andere informatie leggen en beter bepalen waar daadwerkelijk iets speelt.
Het doel is dus niet om één universele vertrekreden te vinden. Het gaat erom te ontdekken welke patronen jou als HR iets vertellen over de organisatie.
Wat zegt een exitgesprek wél over medewerkers die vertrekken?
Een exitgesprek hoeft niet precies te vertellen waarom iemand vertrekt om waardevol te zijn. Het laat zien hoe een medewerker zijn vertrek ervaart en welke factoren voor die persoon een rol hebben gespeeld.
Juist daarin zitten belangrijke signalen voor jou als HR. Wanneer meerdere medewerkers bijvoorbeeld gebrek aan ontwikkeling, hoge werkdruk of een bepaalde manier van leidinggeven noemen, kan dat aanleiding zijn om verder te kijken.
Een exitgesprek geeft daarmee geen sluitend antwoord op de vraag waarom medewerkers vertrekken, maar wel aanknopingspunten om te onderzoeken wat de organisatie kan doen om medewerkers te behouden.
Hoe maak je van exitgesprekken bruikbare HR-informatie?
Een exitgesprek levert pas echt iets op als de informatie verder komt dan het individuele personeelsdossier. Daarvoor kun je vijf stappen gebruiken:
1. Verzamel
Leg vertrekredenen en opvallende signalen op een consistente manier vast. Zo kun je gesprekken later met elkaar vergelijken.
2. Verdiep
Kijk verder dan de eerste vertrekreden. Welke ervaringen, momenten of omstandigheden zitten daarachter?
3. Vergelijk
Leg gesprekken naast elkaar. Welke signalen komen vaker terug en bij welke groepen medewerkers?
4. Controleer
Vergelijk de patronen uit exitgesprekken met andere HR-informatie. Zo voorkom je dat één opvallend signaal meteen wordt gezien als een organisatiebreed probleem.
5. Handel
Gebruik de inzichten om gericht te bepalen waar verandering nodig is. Bijvoorbeeld in werkdruk, ontwikkeling, leiderschap of de inrichting van functies.
Zo wordt een exitgesprek meer dan een laatste gesprek met een vertrekkende medewerker. Het wordt een bron van informatie waarmee HR gerichter kan kijken naar verloop en behoud.
Een exitgesprek is een startpunt, geen eindconclusie
Een exitgesprek geeft je waardevolle informatie, maar één vertrekreden vertelt zelden het hele verhaal. De echte waarde ontstaat wanneer je doorvraagt, meerdere gesprekken naast elkaar legt en signalen verbindt aan andere HR-informatie.
Wil je als HR-professional meer uit offboarding halen? In de e-learning Offboarding voor HR leer je onder andere hoe je een exitgesprek effectief opzet en begeleidt en hoe je het vertrekproces zorgvuldig organiseert.