artra en AI: menselijker werken door slimme technologie 

AI is overal: van planningstools tot chatbots en aanbevelingen op je favoriete streamingdienst. Bij artra zijn we daarom in februari 2025 onze AI-journey gestart. We spraken Amber Heering, manager HR en Planning & Advies, over onze aanpak, de impact van AI en hoe we de toekomst zien. 

Hoe het begon 

“Eind 2024 merkten we dat AI steeds meer impact begon te krijgen” vertelt Amber. “Als artra vooruitstrevend wil blijven, hoort AI daar gewoon bij. Op een gegeven moment kun je het niet negeren; je moet ontdekken wat het betekent en hoe je het slim inzet.” 

Een event waarop AI Panda gastspreker was, versnelde het proces. “Na hun verhaal zaten we al snel om tafel om te onderzoeken wat AI voor ons kan betekenen. Tegelijkertijd zag ik overal in de branche dat AI een hot item werd. Wie het negeerde, liep achter.” 

Maar wat ik vooral merkte, was dat er ook veel onrust en onwetendheid was. Dat was voor mij een belangrijk moment. Ik dacht: wij moeten begrijpen wat de impact van AI is. Niet alleen voor artra als organisatie, maar ook voor ons als professionals.” 

Volgens Amber ligt daar een duidelijke uitdaging. “Als je technologie niet slim inzet, loop je het risico dat andere organisaties je voorbijgaan. Met AI is kennis voor iedereen toegankelijk geworden. Maar kennis alleen is niet genoeg. Het gaat erom hoe je die kennis vertaalt naar iets praktisch waar mensen echt mee aan de slag kunnen. Daar zit juist onze kracht. Met AI kunnen we dat nog beter doen, zowel richting de markt als in onze interne processen.” 

Wat haar vooral enthousiast maakt, zijn de mogelijkheden. “Steeds weer hoor je nieuwe voorbeelden van wat AI deels kan overnemen of makkelijker kan maken in je werk. Daar kan ik echt enthousiast van worden. Dan wil ik meteen uitzoeken hoe het precies werkt.” 

Menselijker werken dankzij AI 

Een veelgehoorde zorg is dat AI het werk onpersoonlijker zou maken. Daarom is het belangrijk om kritisch te kijken waar je AI wel of juist niet inzet. “Als je de juiste processen kan versnellen door AI in te zetten, komt er meer tijd vrij voor echt contact met klanten en deelnemers. En dat is precies wat wij belangrijk vinden.” Vertelt Amber.  

Volgens haar zit daar juist de kracht van AI. “AI kan repetitieve taken overnemen, zoals samenvatten en structureren. Maar de output moet altijd gecontroleerd en eigen gemaakt worden; de menselijke blik blijft onmisbaar.” 

Als AI goed geïntegreerd is in het werk, voelt het volgens Amber ook niet meer als iets extra’s. “Dan wordt het een vanzelfsprekend onderdeel van hoe je werkt en leert. Medewerkers voelen zich zeker in het gebruik, omdat er duidelijke kaders zijn en omdat de menselijke controle altijd blijft.  

Het AI-versnellingsteam 

Om AI geen losse projectjes te laten zijn, richtte artra een AI-versnellingsteam op. “Door een team te vormen, wordt AI gedragen door de hele organisatie. We inspireren elkaar, delen kennis en zorgen dat AI geen tijdelijk experiment is.” 

Amber: “Bij elk project koppelen we een teamlid aan een collega van de betreffende afdeling. Zo wordt iedereen betrokken en leert iedereen ermee werken.” 

Voor Amber draait het succes van het team vooral om houding en nieuwsgierigheid. “Voor mij is het team succesvol als we open blijven staan om te leren en te vernieuwen. Met energie en nieuwsgierigheid blijven onderzoeken wat er mogelijk is. We gaan uitdagingen niet uit de weg en durven te experimenteren. Maar we zijn ook eerlijk: als een tool niet werkt of niet past bij wat we nodig hebben, dan hakken we ook gewoon de knoop door.” 

Dat er soms weerstand ontstaat bij veranderingen, vindt ze niet vreemd. “Weerstand hoort erbij. Juist dan is het belangrijk om transparant te zijn en mensen mee te nemen in wat er gebeurt. Sommige collega’s hebben wat meer tijd nodig om eraan te wennen, en dat is helemaal oké. Door het gesprek aan te gaan en ruimte te geven om te ontdekken, merk je vaak dat mensen uiteindelijk juist nieuwsgierig worden.” 

De praktijk: AI in actie 

Inmiddels is AI op verschillende plekken binnen artra onderdeel van het dagelijkse werk geworden. “We hebben al meerdere custom GPT’s gebouwd en zetten daarnaast ook andere AI-tools in,” vertelt Amber. “Het mooie is dat je vrij snel ziet waar het echt verschil maakt.” 

AI helpt ons op verschillende plekken binnen artra: 

• Offerteproces: Een custom GPT formuleert leervragen en trainingsadvies. De trainer controleert en finetunet daarna nog, waardoor tijd wordt bespaard en de klant dus nog sneller terugkoppeling krijgt. 

• E-learning: een GPT helpt bij het herschrijven van teksten, waardoor ontwikkelaars minder tijd kwijt zijn aan het structureren en herschrijven van content, waardoor ze meer tijd kunnen besteden aan bijvoorbeeld het ontwikkelen van nieuwe trainingen of onderzoek te doen naar (nieuwe) leermethodes. 

• Marketing: een GPT helpt bij het schrijven van de eerste webteksten bij nieuwe trainingen, inclusief SEO-optimalisatie. 

“Uiteraard kijken we kritisch naar alle output, maar het gebruik van de GPT helpt enorm bij het maken van een goede eerste versie”.  

Niet elk experiment levert meteen het gewenste resultaat op, maar ook daar leert het team van. “Wat we hebben ontdekt, is dat het helpt om grote doelen op te knippen in kleine stappen. Vaak bereik je hetzelfde resultaat door kleine optimalisaties door te voeren in plaats van één groot project.” 

Waar Amber het meest trots op is, zit niet alleen in de tools of processen. “Voor mij zit het vooral in de acceptatie binnen het team. Collega’s zijn nieuwsgierig en gedreven om ermee te werken. Die energie maakt het mogelijk om steeds nieuwe verbeteringen door te voeren. En als je dan ziet wat het uiteindelijk oplevert aan optimalisaties, dan is dat natuurlijk ontzettend mooi.” 

Uitdagingen zijn er ook: “Welke informatie deel je wel of niet? Welke tools zijn betrouwbaar? Met duidelijke kaders weet iedereen waar de grenzen liggen.” 

AI aan het werk 

Vertrouwen in AI begint volgens Amber bij duidelijke afspraken en kaders. “We hebben in onze personeelsgids een artikel toegevoegd waarin ons beleid rondom AI staat beschreven. Het is belangrijk dat iedereen binnen artra weet waarvoor AI wel of juist niet wordt ingezet, en hoe je daar verantwoord mee omgaat. Mag je zomaar iedere tool gebruiken of testen? Nee, daar zijn duidelijke richtlijnen voor.” 

Verantwoord experimenteren betekent bij artra dat je binnen die kaders alle vrijheid hebt om te ontdekken. “Zo kan je veilig leren en experimenteren. En mocht je twijfelen of hulp nodig hebben, dan weet je precies bij wie je terechtkunt. Dat geeft een veilig gevoel en stimuleert medewerkers om AI te omarmen.” 

AI op de werkvloer van morgen 

Amber kijkt ook vooruit: “Over een jaar willen we AI in al onze trainingen waar het relevant is geïntegreerd hebben. Van bewustwording via e-learning tot oefenen met vacatureteksten, chatbotgesprekken of arbeidsrechtadvies. Zo maken we leren praktisch en direct toepasbaar.” 

Wat ze vooral hoopt dat klanten merken? “Vernieuwing, verbetering en vertrouwen. Wij blijven een vooruitstrevende partij die kennis deelt via de best passende leermiddelen. Altijd praktisch, altijd leuk. Zo blijft ontwikkelen een plezierige ervaring voor iedereen.”