7 eenvoudige stappen voor het onboarden van een medewerker op afstand
Nu we merken dat thuiswerken ook veel voordelen heeft, overwegen veel organisaties om hun medewerkers na de coronacrisis het grootste gedeelte of zelfs volledig thuis laten werken. Inmiddels zijn de eerste medewerkers gestart in een nieuwe baan zonder ooit één voet op kantoor gezet te hebben. Maar hoe zorg je er dan voor dat een nieuwe medewerker op afstand zich wel verbonden gaat voelen met de organisatie?
Waarom is die verbinding zo belangrijk?
Medewerkers die zich verbonden voelen met de organisatie, zijn productiever, gelukkiger én blijven vaak langer bij de organisatie werken. Een manier om mensen vanaf het begin een goede verbintenis met de organisatie te laten voelen is onboarding. Het onboarden van een medewerker is namelijk een heel belangrijk onderdeel van de employee journey. Wanneer een nieuweling goed wordt ingewerkt en ondergedompeld in de cultuur van de organisatie, is de kans maar liefst 82 procent hoger dat hij of zij langer bij de organisatie blijft werken. Daarnaast zijn werknemers die een goede onboarding hebben gehad productiever en gelukkiger.
7 stappen voor een goede onboarding op afstand
Er zijn een aantal dingen die je eenvoudig kan doen om ervoor te zorgen dat de medewerker die op afstand werkt een goede onboarding ervaart. We hebben 7 eenvoudige stappen voor je op een rij gezet.
1. Introduceer de nieuwe medewerker in het team
Het is heel belangrijk om een nieuwe medewerker kennis te laten maken met de (directe) collega’s. Het beste kan je de medewerker in zijn of haar eerste week naar kantoor laten komen, zodat er een ongedwongen eerste face-to-face contact is met collega’s. Is dat toch niet mogelijk? Organiseer dan een video-call met de collega’s waar de medewerker mee gaat samenwerken. Zo kan de newbie een gezicht aan de naam koppelen, weet hij of zij wie kan helpen, en met wat dan. Daarnaast voelt de thuiswerker zich zo minder geïsoleerd en is de drempel om een collega te benaderen minder hoog. Ook de thuiswerker is onderdeel van het team. Het zal dus voorkomen dat hij of zij de hulp van een collega nodig heeft. Of andersom natuurlijk. Maar dan moet je wel weten bij wie je moet zijn
2. Maak heldere afspraken
Een van meest voorkomende problemen bij thuiswerken is dat het scheiden van werk en privé moeilijk is. Daardoor kunnen thuiswerkers constante druk voelen om 24/7 bereikbaar te zijn. Of ze voelen een enorme werkdruk, doordat ze hun uren niet goed in de gaten houden en niet genoeg pauzes houden. Er is per slot van rekening niemand die daarop controleert. En dat is niet goed voor de mentale gezondheid. Constant met werk bezig zijn, al is het alleen mentaal, zorgt voor overspannenheid en burn-outs. En dat wil je natuurlijk voorkomen. Door van tevoren heldere afspraken te maken wat er van de thuiswerker verwacht wordt, kan je hem of haar helpen om de werkdruk onder controle te houden. En geef duidelijk aan bij wie hij of zij terecht kan als er een probleem ontstaat.
3. Zorg dat ze meteen aan de slag kunnen
De thuiswerker is waarschijnlijk afhankelijk van tools en programma’s waar hij of zij mee kan werken. Zorg er dus voor dat alle accounts, apparatuur en programma’s klaar staan op de eerste dag. Je moet dus al vóór de eerste werkdag met de medewerker afgestemd hebben wat hij of zij nodig heeft om de werkzaamheden te kunnen doen. Moeten er bijvoorbeeld tools worden aangeschaft? Of moeten er eerst bepaalde instructies worden gegeven? Moet de nieuwe medewerker nog een online trainingsprogramma doorlopen? En natuurlijk niet te vergeten: de medewerker moet meteen contact kunnen opnemen met de rest van het team. Dus een e-mailaccount klaar hebben staan is cruciaal!
4. Verzorg een welkomstpakket
Niet alleen moeten de digitale middelen op tijd in orde zijn. De nieuwe medewerker heeft natuurlijk ook handboeken en dergelijke nodig (als je die hebt). Stuur deze vergezeld van een welkomstpakket met leuke goodies van de organisatie! Denk aan pennen, notitieblokken, een kalender of een mok. Een nieuwe medewerker zal zich meteen welkom voelen.
5. Betrek de thuiswerker bij teamoverleg
Een groot nadeel van thuiswerken is dat de medewerker zich geïsoleerd en een eenling kan gaan voelen in de organisatie. Zorg ervoor dat de thuiswerker mee kan doen aan meetings. Bijvoorbeeld door gebruik te maken van een video-call. Zo kan ook de thuiswerker z’n steentje bijdragen en meedoen met het team. Dat versterkt het groepsgevoel én de eigenwaarde van de medewerker die op afstand werkt. Daarnaast is het goed dat collega’s elkaar zien en eraan herinnerd worden wat ze aan elkaar hebben.
6. Vraag waar zij behoefte aan hebben
Werknemers die dagelijks naar kantoor komen, vertellen je bij het koffieapparaat of tijdens de lunch vaak kleine dingetjes waar je iets mee kan doen. Zoals een proces dat verbeterd kan worden, een systeem dat niet goed werkt of gewoon een fris idee om de organisatie mee vooruit te helpen. Dat is allemaal wat lastiger voor de medewerker die op afstand werkt. Zorg er dus voor dat je de thuiswerker blijft aanhaken bij zaken die binnen de organisatie spelen. Maak van de gelegenheid gebruik om meteen te vragen of hij of zij nog verbeterpunten heeft voor het onboardingproces. Dan kan je deze ook blijven perfectioneren.
7. Communiceer de cultuur van de organisatie ook digitaal
Het kan voorkomen dat de medewerker die op afstand werkt, zelfs niet op kantoor is geweest voor sollicitatiegesprekken. En dus ook niet heeft kunnen proeven van de cultuur van de organisatie. Het is dan extra belangrijk om hem of haar kennis te laten maken met deze cultuur. Schenk wat extra aandacht aan jouw ‘werkenbij’-website of ‘over ons’-pagina op de website. Zorg ervoor dat je communiceert wat de kernwaarden van de organisatie zijn. Bijvoorbeeld door verhalen van medewerkers te delen. Waarom werken zij graag bij jou? Wat onderscheidt jouw organisatie van de rest?
Onboarden is een proces dat een langere tijd bestrijkt. Het is dus niet een proces van een week, maar eerder van minimaal 3 maanden. Houd de nieuwe medewerker dus goed in de gaten! Het is gemakkelijk om iemand die je niet dagelijks ziet uit het oog te verliezen, een beetje te vergeten. Terwijl zij ook een belangrijke bijdrage leveren aan de organisatie. Natuurlijk kan je veel van deze tips ook gebruiken voor de medewerkers die al wat langer bij de organisatie werken, maar een paar dagen thuis willen gaan werken. Want het blijft ook dan belangrijk dat de communicatie tussen teamleden goed verloopt. En dat de werknemer thuis productief kan zijn.