Voor velen is een beter timemanagement nog een uitdaging. Het klinkt vast bekend, maar in de praktijk laten we ons nog vaak meeslepen door de waan van de dag. Een paar telefoontjes van collega’s en voor je het weet ben je alweer uren verder. Of wat vragen tussendoor die uiteindelijk toch meer tijd kosten. Aan het eind van de dag voelt het dan alsof je productiever kon zijn. Wist je dat je brein ook steeds tijd nodig heeft om te schakelen tussen verschillende opdrachten?
Maar met een paar simpele stappen haal je meer uit je dag. In dit artikel delen we tien tips voor een beter timemanagement. Zo houd jij meer tijd over voor een goede werk-privébalans en haal je meer voldoening uit de dag.
Een beter timemanagement kent vele voordelen. Maar hoe zorg je voor meer vrije tijd? En hoe haal je meer uit je werk in minder tijd? Het klinkt magisch, maar het is zeker mogelijk. Hieronder delen we tien slimme timemanagement-tips.
Als je niet weet waar je tijd naartoe gaat, dan is het een uitdaging om dit aan te pakken. Maak dus eerst een lijst van de meest voorkomende taken op een dag. Waar krijg je energie van? Welke kosten jou veel tijd en slurpt dus energie?
Wanneer je dit voor jezelf weet, dan kun je daar ook wat aan doen. Want waarom kost het je veel tijd? Kun je taken opsplitsen en in stappen uitvoeren, zodat het overzichtelijker wordt? Of zijn er taken die je kunt delegeren? Zodat je de focus houdt over het grotere geheel.
De Pomodoro-techniek is een handige manier om in korte reeksen met volle focus aan een taak te werken. In rondes van 25 minuten werk je gefocust aan een taak of een deel daarvan, gevolgd door 5 minuten rust. Dit is een slimme techniek die de productiviteit bevordert voor een beter timemanagement.
Op een dag heb je een x aantal uren om je to do’s af te vinken. Maar zorg ervoor dat je bijhoudt hoe lang je over een dergelijke taak doet. Zo weet je op voorhand of een planning haalbaar is, zonder dat je dingen moet overhaasten.
Met de Covey’s timemanagement-matrix geef je prioriteiten aan taken die echt af moeten en taken die je kunt delegeren. Of die minder belangrijk zijn.
Zeker als je perfectionistisch bent dan geef je niet graag taken uit handen. Maar besef dat je niet alles alleen hoef te doen en dat het je werk juist een stuk makkelijker maakt door bepaalde taken uit handen te geven. Zo houd je ook meer tijd over voor andere belangrijke zaken.
Naast werken is ontspanning ook belangrijk. Want daardoor krijgt je lichaam en hoofd rust en ruimte voor nieuwe ideeën. Daardoor zul je merken dat je ook meer in een creatieve flow komt, waardoor timemanagement nog beter gaat.
Je kunt nog zo’n mooie planning hebben gemaakt, maar als het binnen de organisatie ‘normaal’ is dat je dagelijks vaak wordt gebeld dan heb je veel van jouw tijd niet meer in de hand. Voorkom dat en maak duidelijke afspraken over de momenten waarop je wel en niet telefonisch bereikbaar bent.
Op sommige dagen ontkom je niet aan overleggen. En is het ook slim om eens in de zoveel tijd de nieuwe plannen te bespreken en te brainstormen. Maar meestal heb je zelf ook zeggenschap over de werkweek en is het slim om niet alle dagen vol te plannen met meetings. Want zo blijft er weinig werktijd over om echt zelf aan de slag te gaan.
Wandelmeetings
Stel ook eens voor om in plaats van de gangbare overleggen een wandeloverleg te houden. Zo ben je in een andere omgeving en heb je ook nog eens kans dat creatieve ideeën gaan bruisen.
Houd ook ruimte in je agenda voor ontwikkeltijd. Plan bijvoorbeeld op de vrijdagmiddag een moment om nieuwe kennis op te doen. Want van het leren van nieuwe vaardigheden krijg je ook weer frisse energie. Dat werkt ook weer goed voor je creativiteit.
Wanneer je dagelijks in dezelfde ruimte werkt kan dit geestdodend zijn voor je werkflow. Voor leren en werken helpt het om af een toe eens van ruimte te wisselen. Is er veel ruis op de afdeling, dan is het slim om een rustige plek op te zoeken. Datzelfde geldt voor de voorkeur om thuis of op kantoor te werken. De meesten geven de voorkeur aan een vorm van hybride werken, zodat ze de taken hierop kunnen afstemmen.
Kortom, wanneer je beter met jouw kostbare tijd omgaat, dan kent dat vele voordelen. Welke stappen ga jij zetten voor een betere werk-privébalans en voor meer voldoening uit je werkdag? Wil je meer leren over dit onderwerp, dan is de e-learning timemanagement wellicht interessant. Zo leer je hoe je het overzicht bewaart en hoe je de focus op de juiste zaken legt. Veel succes!